KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Veri Sorumlusu: KADRİYE ERDOĞAN – Elegance Promosyon
Adres: Barış Mah. Prof. Dr. Necmettin Erbakan - Bostanbükü Blv. Yaşam Evleri, A Blok No: 9 A İç Kapı No: 2, 78600 Safranbolu / Karabük / Türkiye
Vergi Dairesi / No: Safranbolu V.D. / 62620435334
E-posta: info@elegancepromosyon.com
Telefon: 0507 555 25 33

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizi aşağıda açıklanan şekilde işlemekteyiz.

1. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ
- Kimlik ve iletişim bilgileri: ad-soyad, firma unvanı, telefon numarası, e-posta adresi, teslimat ve fatura adresi, vergi dairesi ve vergi numarası ya da T.C. kimlik numarası (fatura düzenlenmesi için).
- Müşteri işlem bilgileri: sipariş içeriği, adet, tutar, tasarım için gönderdiğiniz logo ve görseller, sipariş ve kargo bilgileri.
- Yazışma kayıtları: WhatsApp, e-posta ve telefon yoluyla bizimle yaptığınız yazışmalar ve görüşme kayıtları (tarih, saat ve içerik).
- Finansal bilgiler: ödeme bilgisi, dekont ve fatura bilgileri. Kredi kartı bilgileriniz ödeme kuruluşu (PAYTR) tarafından işlenir; firmamız tarafından görüntülenmez ve saklanmaz.
- Pazarlama ve reklam bilgileri: bize hangi reklam üzerinden ulaştığınız (reklam kimliği) ve web sitemizdeki gezinme bilgileriniz (çerezler; Google ve Meta ölçüm araçları dahil, ayrıntılar Gizlilik sayfamızda). Çerezleri tarayıcı ayarlarınızdan sınırlandırabilir veya silebilirsiniz.
- İşlem güvenliği bilgileri: IP adresi ve site kullanım kayıtları.

2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
- Teklif hazırlanması, tasarım yapılması, siparişinizin alınması, üretilmesi, teslim edilmesi ve faturalandırılması,
- Sorularınızın yanıtlanması, müşteri hizmetleri ve şikâyet süreçlerinin yürütülmesi,
- Muhasebe, vergi ve ticari defter yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi,
- Hizmet kalitemizin ölçülmesi ve geliştirilmesi amacıyla yazışmaların, kimlik bilgileri (telefon numarası, isim, adres, e-posta ve banka bilgileri) çıkarılarak istatistiksel olarak analiz edilmesi,
- Reklamlarımızın etkinliğinin ölçülmesi (hangi reklamın siparişe dönüştüğünün belirlenmesi),
- Reklamlarımızın, müşterilerimize benzer ilgi alanlarına sahip işletme ve kişilere gösterilebilmesi ve mevcut müşterilerimize gereksiz reklam gösterilmemesi amacıyla, iletişim bilgilerinin şifrelenmiş (hash) olarak reklam platformlarında kullanılması,
- Kampanya, yeni ürün ve sezon duyurularının iletilmesi (ticari elektronik ileti mevzuatına uygun olarak).

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNİN HUKUKİ SEBEPLERİ
Kişisel verileriniz KVKK'nın 5. maddesinde yer alan;
- bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (teklif, sipariş, teslimat, fatura),
- veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve e-fatura/e-arşiv mevzuatı),
- bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
- ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması (hizmet kalitesinin ölçülmesi, reklam etkinliğinin kimlik bilgileri gizlenerek istatistiksel analizi ve iletişim bilgilerinin şifrelenmiş olarak reklam hedeflemesinde kullanılması),
- gerekli hâllerde açık rızanızın bulunması
hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir. Meşru menfaate dayanan işlemlere, özellikle reklam amaçlı kullanıma, dilediğiniz zaman itiraz edebilirsiniz; itirazınız hâlinde bilgileriniz bu amaçla kullanılmaz (bkz. Başvuru Yöntemi).

4. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI TARAFLAR
Kişisel verileriniz yalnızca yukarıdaki amaçlarla ve gerekli olduğu ölçüde;
- teslimat için kargo firmalarına,
- ödeme işlemleri için ödeme kuruluşlarına (PAYTR) ve bankalara,
- muhasebe ve e-fatura işlemleri için muhasebe yazılımı sağlayıcımıza ve mali müşavirimize,
- kanuni zorunluluk hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (Gelir İdaresi Başkanlığı vb.),
- iletişim ve reklam hizmetleri için WhatsApp ve Meta Platforms (Facebook, Instagram) hizmetlerine,
- barındırma, e-posta, yazılım ve yapay zekâ destekli analiz hizmeti sağlayıcılarına
aktarılabilmektedir. Müşteri bilgilerinin reklam amacıyla Meta Platforms'ta kullanılması, telefon numarası ve e-posta bilgileri şifrelenerek (hash) yapılır; Meta bu bilgileri yalnızca eşleştirme için kullanır. Yazışmaların analizinde telefon numarası, isim, adres, e-posta ve banka bilgileri önceden gizlenir.

5. YURT DIŞINA AKTARIM
WhatsApp, Meta Platforms ve bazı yazılım ve analiz hizmet sağlayıcılarımızın sunucuları yurt dışında bulunmaktadır. Bu hizmetlerin kullanılması sırasında kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilir. Bu aktarımlar KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak gerçekleştirilir.

6. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ
Kişisel verileriniz; web sitemiz, WhatsApp, telefon, e-posta, sosyal medya reklamları ve sipariş formları aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, kısmen otomatik yollarla toplanmaktadır.

7. SAKLAMA SÜRESİ
- Fatura ve muhasebe kayıtları: ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca (en az 10 yıl),
- Sipariş ve yazışma kayıtları: son işlem tarihinden itibaren 3 yıl,
- Pazarlama ve reklam amacıyla kullanılan listeler: itiraz etmenize kadar, en fazla 2 yıl.
Bu sürelerin sonunda kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

8. KVKK'NIN 11. MADDESİ KAPSAMINDAKİ HAKLARINIZ
Veri sorumlusuna başvurarak;
a) kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) işlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.

9. BAŞVURU YÖNTEMİ
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, kimliğinizi tespit edici bilgiler ile birlikte;
- ıslak imzalı dilekçe ile yukarıdaki adresimize bizzat veya noter aracılığıyla,
- daha önce tarafımıza bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden info@elegancepromosyon.com adresine
iletebilirsiniz. Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.